העברת הנתונים למנוי Business ב-ChatGPT: ביצוע המיזוג ובדיקת התוצאה

מה שקורה לחיוב הישן תלוי במקום שבו קניתם את המנוי. בסעיף הזה תדעו איך בודקים את זה, ומה צריך לבטל בעצמכם.

רכישה ישירה מ-OpenAI (באתר)

במיזוג, OpenAI מבטלת את המנוי אוטומטית ומחזירה את יתרת תקופת המנוי.

Google Play ו-Apple App Store

הביטול וההחזר האוטומטיים לא חלים על מנוי שנרכש באפליקציה בנייד. צריך לבטל אותו בעצמכם דרך Google Play או דרך Apple App Store. OpenAI ממליצה לפנות לתמיכה אם החיוב נמשך אחרי המיזוג.

איך יודעים איפה נרכש המנוי

בדקו את הקבלה על הרכישה: היא מראה איזו פלטפורמה חייבה אתכם. מנוי שנרכש באתר מופיע ב-Settings > Billing, ובתחתית המסך נמצאת השורה Cancel plan.

• 1 לשונית Billing.
• 2 ChatGPT Plus: המנוי הפעיל ומועד החידוש שלו.
• 3 Cancel plan: ביטול המנוי. לא לוחצים בשלב הזה.

רשימה קצרה אחרונה לפני הצעד הגדול. אם משהו ממנה עוד לא מוכן, עוצרים כאן.

תראו את הדרך המדויקת בהגדרות, ומאיזו סביבה צריך להתחיל.

פתחו את תפריט הפרופיל ועברו לסביבת Business. OpenAI מורה להתחיל את המיזוג מתוך סביבת Business.

המסלול הוא:

Business > Settings > Data Controls > Merge data from your personal workspace

לפני שלוחצים, כדאי להבין מה בדיוק המיזוג עושה לחשבון האישי שלכם.

במיזוג, המידע מהחשבון האישי עובר לסביבת Business, והחשבון האישי נמחק. אחרי שהמיזוג הושלם, החשבון האישי כבר לא מופיע, ונשארת רק סביבת Business.

לפי OpenAI, אלה הדברים שעוברים יחד איתכם לסביבת המשרד.

• היסטוריית השיחות (Chats)
• GPTs שיצרתם (שימו לב: OpenAI מתכננת לסגור אותם ולהעביר את העבודה ל-Plugins, ראו מדריך 1 סעיף 6)
• הזיכרון (Memory). אם ה-Owner כיבה את Memory לכל הסביבה, הזיכרונות השמורים נמחקים.

OpenAI לא מפרטת בדף המיזוג מה קורה ל-Projects ולקבצים שבהם. לכן הגיבוי של קבצי הפרויקטים (מדריך 1, סעיף 6) חשוב, ובבדיקות שאחרי המיזוג בודקים אם הם הופיעו.

קראו בעיון כל חלון שמופיע בתהליך המיזוג, לפני כל לחיצה. הממשק והתיעוד עשויים להשתנות.

וזה מה שלא עובר. בגלל הרשימה הזו גיבינו ושמרנו דברים במדריך 1.

• Custom instructions
• Plugins
• ChatGPT Sites אינם נכללים במיזוג, וייתכן שתאבדו את האפשרות לערוך ולנהל אותם.
• דומיין מאומת בפרופיל הבונה של ה-GPTs צריך אימות מחדש בסביבת Business.

בנוסף, OpenAI מזהירה שבמקרים נדירים שיחות ארוכות או ישנות עלולות לא להיות זמינות אחרי המיזוג.

זה הרגע האחרון שבו עוד אפשר לעצור. עוברים על הרשימה, ורק אז מאשרים.

המיזוג הסתיים. עכשיו מוודאים שהכול במקום, ולומדים מה לעשות אם משהו עוד לא מופיע.

אחרי המיזוג בדקו:

• שם הארגון מופיע.
• Personal נעלם מהתפריט.
• שיחות ישנות מופיעות.
• ה-GPTs מופיעים ברשימת ה-GPTs.
• המושב והתפקיד נכונים.

אם משהו חסר, אל תיבהלו מיד: לפי OpenAI, שיחות ו-GPTs עשויים להופיע ולהיות זמינים לחיפוש רק אחרי עד כ-24 שעות. רעננו את הדפדפן או התנתקו והתחברו מחדש, והשתמשו בחיפוש השיחות. בדקו גם את Archived chats.

לא מספיק לראות כותרות ברשימה. בסעיף הזה פותחים בפועל כמה דוגמאות ובודקים שהתוכן שם.

פתחו לפחות:

• שיחה ישנה ללא קובץ.
• שיחה הכוללת מסמך.
• שיחה הכוללת תמונה.
• GPT חשוב.

כותרת שמופיעה ברשימה עוד לא מוכיחה שהתוכן והקבצים זמינים. פתחו אותם בפועל.

כאן תלמדו לבדוק שהקבצים שהעליתם חזרו תקינים, ולא רק שהשמות שלהם מופיעים.

עד כאן בדקתם שהשיחות הגיעו. עכשיו בודקים את הקבצים עצמם, וזו בדיקה נפרדת. לפני המיזוג שמרתם במחשב את הקבצים החשובים (מדריך 1, סעיף 6), ועכשיו משתמשים בהם.

שלב א: בוחרים ארבעה קבצים לבדיקה

אין צורך לעבור על הכול. בחרו קובץ אחד מכל סוג, ועדיף מהמורכבים שיש לכם:

• מסמך Word, רצוי כזה שיש בו טבלה או הערות שוליים.
• קובץ PDF, רצוי סרוק או חתום.
• תמונה, למשל צילום מסך או מסמך מצולם.
• קובץ כבד או ארוך במיוחד, מכל סוג.

שלב ב: מורידים ופותחים מחוץ ל-ChatGPT

הורידו כל קובץ למחשב, ופתחו אותו בתוכנה שבה אתם עובדים איתו בדרך כלל: Word למסמך, קורא PDF לקובץ PDF. אל תסתפקו בתצוגה שבתוך ChatGPT. הניחו לצידו את הקובץ המקורי מהגיבוי, והשוו ביניהם.

שלב ג: מה בדיוק משווים

ואם עבדתם עם Projects: בדקו אם הפרויקטים והקבצים שבהם מופיעים בסביבת Business. אם פרויקט או קובץ חסר, הקימו אותו מחדש והעלו את הקבצים מהגיבוי.

ההנחיות הקבועות וה-Plugins נמחקו במיזוג. עכשיו מחזירים אותם ובודקים שהם עובדים.

הדביקו מחדש את ה-Custom instructions שהעתקתם:

Personalization > Custom instructions

• 1 לשונית Personalization.
• 2 Custom instructions: כאן מדביקים את ההנחיות ששמרתם. בצילום התיבה עדיין ריקה.

לאחר ההדבקה:

• ודאו שההנחיות נשמרו.
• הריצו משימת ניסיון מוכרת.

ואם השתמשתם ב-Plugins בחשבון האישי: התקינו מחדש בסביבת Business, מתוך ספריית ה-Plugins, רק את אלה שהמשרד מאשר.

לא כל מה שהיה מחובר בחשבון האישי צריך לחזור. תראו איך מחליטים מה לחבר בסביבת המשרד.

חברו מחדש רק שירותים שאושרו במדיניות המשרד. העובדה ש-App היה פעיל ב-Personal לא אומרת שהוא מותר ב-Business.

שימו לב: ב-ChatGPT Business, Apps מופעלים כברירת מחדל, ומנהלי הארגון יכולים לשנות את הזמינות שלהם לכל הארגון.

בודקים שהמנוי הישן באמת הופסק, ושהמשרד משלם רק על מה שהוא צריך.

• ודאו ש-Plus או Pro בוטל.
• בדקו Apple או Google Play בנפרד.
• בדקו את חשבונית Business Workspace settings > Billing > Invoices.
• בדקו שאין מושבים מיותרים. שימו לב: הסרת חבר מהארגון לא מורידה את מספר המושבים שמשלמים עליהם.

לפי OpenAI, רק Owner יכול לראות חשבוניות ולנהל את החיוב. Admin רואה את פרטי המנוי במסך החיוב, אבל לא את החשבוניות.

• 1 Workspace settings: פותח את הגדרות הארגון. הסרגל שבצד מתחלף לסרגל הניהול של הארגון.

• 1 Billing: מסך החיוב של הארגון.

• 1 Business Plan: סוג המנוי, אופן החיוב (כאן חודשי) ותקופת החיוב הנוכחית.
• 2 Premium seats: מספר המושבים שמשלמים עליהם והמחיר. כאן בודקים שאין מושבים מיותרים.
• 3 Default seat type: סוג המושב שמקבל מי שמוזמן על ידי Admin או על ידי חבר רגיל.

כדאי לדעת את זה מראש, עוד לפני שמישהו עוזב. תראו מה נשאר במשרד ומה לא.

לפני הסרה מהארגון:

• מאתרים Projects פרטיים.
• משתפים אותם עם מי שממשיך את העבודה.
• שומרים תוצרים מקצועיים מחוץ לשיחה.

לאחר הסרת משתמש, ה-Projects וה-GPTs שלו מועברים לבעלות Owner של הארגון. השיחות והקבצים שלו לא מועברים, ולפי מרכז העזרה הם אינם גלויים ל-Owner (בנקודה הזו יש פער בין מקורות OpenAI, ראו מדריך ה-DPA, סעיף 6; עד לבירור המשרד מניח את האפשרות המחמירה). אם אותו משתמש נוסף מחדש לארגון, התוכן שלו חוזר.

הבדיקה האחרונה: אם כל השורות כאן מסומנות, המעבר הושלם.

• Business היא הסביבה היחידה שמופיעה.
• שיחות ישנות נפתחו.
• GPTs נבדקו.
• קבצים הורדו והושוו לגיבוי.
• Memory נבדקה.
• Custom instructions הודבקו מחדש ונבדקו.
• Plugins הותקנו מחדש לפי מדיניות, אם היו.
• Apps חוברו מחדש לפי מדיניות.
• החיוב הישן הופסק.
• קיים נוהל עזיבת משתמשים.