דף תרגול של שיתוף והרשאות במנוי Team ב-Claude

הכנה לפני שמתחילים לתרגל

קדימה, מתחילים.

תרגיל 1 - פותחים תיק פרטי, ובודקים שהוא באמת פרטי

מה מתרגלים כאן: פתיחת פרויקט כך שאף אחד אחר במשרד לא רואה אותו.

1. לוחצים על Projects בסרגל הצד, ואז על New project.
2. לפני שממלאים שם: יורדים לאזור Visibility בתחתית החלון ומסמנים Private. זה הצעד החשוב בתרגיל, כי האפשרות שמסומנת מראש פותחת את התיק לכל המשרד.
3. עכשיו ממלאים שם: תיק תרגול ושמכם. תיאור - משפט אחד, לא חובה.
4. לוחצים Create project.

נלמד במלואו: מדריך 1, פרק 02.

תרגיל 2 - משתפים עו"ד אחד, כקורא בלבד

מה מתרגלים כאן: להזמין אדם אחד לתיק, לקבוע שהוא רק קורא, ולדעת בדיוק מה הוא רואה.

1. נכנסים לתיק התרגול ולוחצים על Share בשורה העליונה.
2. מקלידים את שם העמית בשדה העליון. כשנפתחת רשימת הכתובות - קוראים את סוף הכתובת, אחרי הסימן @, ובוחרים רק כתובת של המשרד, לא כתובת פרטית.
3. בוחרים לו הרשאת Can view, ושולחים.
4. מבקשים מהעמית לפתוח את Claude ולהיכנס לתיק שהופיע אצלו.

נלמד במלואו: מדריך 1, פרקים 03 ו-04.

תרגיל 3 - בודקים מה עובר בין שיחות, ומה עושים כשלא

מה מתרגלים כאן: לראות במו עיניכם ש-Claude לא זוכר בין שיחות, ולתקן את זה דרך מאגר הידע.

1. פותחים שיחה בתוך תיק התרגול וכותבים ל-Claude החלטה מומצאת אחת, למשל: התאריך הקובע בתיק הוא 15 במרץ.
2. פותחים שיחה חדשה באותו תיק ושואלים: מה התאריך הקובע בתיק?
3. Claude לא יידע. זו לא תקלה - כך המערכת עובדת, ובדיוק בשביל זה קיים מאגר הידע.
4. מוסיפים את ההחלטה למאגר הידע של התיק, כפי שנלמד בפרק 05 של מדריך 1.
5. פותחים שיחה חדשה נוספת ושואלים שוב.

נלמד במלואו: מדריך 1, פרק 05.

תרגיל 4 - בודקים מי אתם בעיני המערכת, וממפים את המשרד

מה מתרגלים כאן: לדעת איזה תפקיד יש לכם, מי ה-Owner של המשרד, וכמה כאלה יש.

שני השלבים הראשונים מיועדים לכולם. את שלבים 3 ו-4 ימשיך רק מי שיגלה בשלב 2 שהוא מוגדר Owner.

1. לוחצים על שמכם בפינה התחתונה של המסך, ובתפריט שנפתח בוחרים Settings.
2. במסך Account קוראים מה כתוב ליד התפקיד: Owner או User. מי שכתוב אצלו User - מסתכל באותו מסך מי ה-Primary Owner של המשרד, וכאן חלקו בתרגיל הסתיים.
3. מי שמוגדר Owner: נכנסים למסכי הניהול של המשרד לפי מדריך 2 פרק 01, ופותחים את רשימת החברים והתפקידים.
4. סופרים כמה Owner יש במשרד.

נלמד במלואו: מדריך 2, פרק 01.

תרגיל 5 - עוברים על הסקילים שלכם, ויודעים מי העלה כל אחד

מה מתרגלים כאן: לדעת בדיוק אילו שיטות עבודה פועלות אצלכם ברקע, ומאיפה כל אחת הגיעה.

1. לוחצים על שמכם בפינה התחתונה, בוחרים Settings, ובסרגל של חלון ההגדרות לוחצים על Skills - הוא יושב תחת הכותרת Customize.
2. עוברים על הרשימה שורה-שורה, ובעמודת Author קוראים מי העלה כל סקיל: אתם, קולגה, או המשרד.
3. מאתרים סקיל אחד שלא אתם העליתם, ואומרים במילים שלכם מה הוא עושה. אם אינכם יודעים - זו בדיוק שאלה טובה למי שהעלה אותו.
4. מי שמוצא סקיל שאינו רלוונטי לעבודה שלו - מכבה אותו אצלו. סקיל ארגוני אי אפשר למחוק, וזה בסדר: כיבוי אצלכם מספיק, והוא הפיך בלחיצה.

נלמד במלואו: מדריך 1, פרק 06.

החלק השני: תרגילים למי שמנהל את חשבון המשרד

ששת התרגילים הבאים נעשים במסכי הניהול, ולכן הם פתוחים רק למי שמוגדר Owner. מי שגילה בתרגיל 4 שהוא User - סיים את הדף, והחלק הזה שייך למי שמנהל את החשבון.

מה לעשות ראשון: תרגילים 6 ו-7. עד שלא ביצעתם אותם, כל עו"ד במשרד יכול לפרסם שיטת עבודה לכולם בלי שאיש בדק אותה.

תרגיל 6 - סוגרים את הדלת: מי רשאי לפרסם סקיל לכל המשרד

מה מתרגלים כאן: להפוך מצב שבו כל אחד מפרסם לכולם, למצב שבו יש אדם אחד שבודק לפני.

1. נכנסים לעמוד הניהול של המשרד, וגוללים בסרגל עד הכותרת האפורה Libraries & Access.
2. לוחצים שם על Skills. שימו לב: זה לא אותו מסך Skills שיש לכם ב-Settings - זה של המשרד כולו.
3. קוראים את חמשת המתגים. סביר שכולם דלוקים וכתוב לידם Default, כלומר כרגע כל מתמחה יכול לפרסם שיטת עבודה לכל המשרד.
4. מכבים את המתג Share with organization בלבד. לא נוגעים בשאר, ובמיוחד לא ב-Cloud code execution and file creation - בלעדיו שום סקיל לא יעבוד.
5. מחליטים מי שומר הסף במשרד: האדם שדרכו יעברו מעכשיו כל הסקילים, ואומרים לו את זה בפועל.

נלמד במלואו: מדריך 2, פרק 02.

תרגיל 7 - כותבים כלל בית אחד, ורואים אותו עובד בשיחה חדשה

מה מתרגלים כאן: לקבוע כלל שחל מעכשיו על כל שיחה של כל עו"ד, ולוודא במו עיניכם שהוא פועל.

1. בסרגל של עמוד הניהול לוחצים על Organization and access.
2. יורדים לאזור ההוראות הארגוניות, שיושב באותו עמוד מתחת לשם הארגון.
3. מדביקים שני כללים לפחות. למשל: כל התשובות ייכתבו בעברית משפטית תקנית ובלשון מקצועית. ובכל תוצר המיועד ללקוח יצוין במפורש כי אין מדובר בייעוץ משפטי וכי הוא טעון בדיקה של עו"ד. הנוסח המלא להעתקה נמצא בפרק 04 של מדריך 2.
4. שומרים.
5. פותחים שיחה חדשה רגילה, לא בתוך פרויקט, ומבקשים: כתוב טיוטת מכתב קצר ללקוח על דחיית דיון.

נלמד במלואו: מדריך 2, פרק 04.

תרגיל 8 - ממפים מי במשרד, מה התפקיד שלו, ואיזה מושב הוא מקבל

מה מתרגלים כאן: לקרוא את רשימת החברים של המשרד, ולזהות בה תפקיד עודף ומושב מיותר.

1. בעמוד הניהול פותחים את רשימת החברים של המשרד.
2. עוברים שורה-שורה ובודקים שני דברים: מה התפקיד של כל אחד, ומה כתוב לו בעמודה Tier - סוג המושב.
3. סופרים כמה Owner יש. יותר משניים זו טעות מספר 4 מהרשימה שבסוף הדף.
4. בודקים אם יש ברשימה מישהו שכבר לא עובד במשרד. אם יש - מורידים לו את המושב מאותה שורה, בלי למחוק אותו מהארגון.
5. מסמנים לעצמכם אדם אחד שנראה לכם צריך Premium, ואחד שמסתדר עם Standard. את ההחלטה עצמה תקבלו בתרגיל 10, לפי נתונים.

נלמד במלואו: מדריך 2, פרקים 01 ו-06.

תרגיל 9 - קובעים איך בכלל נכנסים למשרד

מה מתרגלים כאן: להחליט אם אדם מצטרף רק בהזמנה אישית, או שכל מי שיש לו מייל של המשרד נכנס לבד.

1. באותו מסך Organization and access, מאתרים את ההגדרה שקובעת איך אנשים מצטרפים.
2. קוראים את שתי האפשרויות: הזמנה אישית בלבד, או הצטרפות לפי סיומת המייל של המשרד.
3. מחליטים. לרוב המשרדים המצב הבטוח הוא הזמנה אישית בלבד, וגם כי כל מושב נוסף עולה כסף.
4. בודקים אם יש כרגע אנשים שממתינים לאישור הצטרפות, ומטפלים בהם: מאשרים את מי שצריך, ולא מאשרים את מי שלא.

נלמד במלואו: מדריך 2, פרק 01.

תרגיל 10 - קוראים מי במשרד באמת משתמש, וכמה

מה מתרגלים כאן: להחליט על שדרוג ועל הדרכה לפי מה שקורה בפועל, ולא לפי תחושה.

1. לוחצים על שמכם בפינה התחתונה של המסך, ובתפריט שנפתח בוחרים Analytics. לא להתבלבל עם Usage שבסרגל עמוד הניהול - שם יושב מסך החיוב.
2. מסתכלים מי משתמש, כמה, ובאילו יכולות.
3. מאתרים שני אנשים: אחד שמשתמש הרבה, ואחד שכמעט לא נכנס.
4. קובעים שתי פעולות. למי שמשתמש הרבה - לבדוק אם מגיע לו מושב גדול יותר. למי שלא נכנס - לשאול אותו למה, כי בדרך כלל זו שאלה של הדרכה ולא של רצון.

נלמד במלואו: מדריך 2, פרק 07.

תרגיל 11 - פותחים לכולם מאגר ידע אחד, בלי מידע לקוח

מה מתרגלים כאן: המקרה היחיד שבו נכון לפתוח פרויקט לכל המשרד, ואיך עושים אותו נכון.

1. פותחים פרויקט חדש, ובאזור Visibility בוחרים הפעם את האפשרות של כלל הארגון - לא Private.
2. נותנים לו שם שאומר מה יש בו גם בעוד חודש, למשל: נהלי המשרד ותבניות.
3. מעלים אליו שני מסמכים בלבד, ושניהם בלי שום מידע על לקוח: תבנית מכתב, ונוהל פנימי.
4. קובעים מי אחראי לתחזק אותו, והוא היחיד שמקבל הרשאת עריכה. כל השאר קוראים בלבד.
5. מודיעים לצוות שהמאגר קיים. מאגר שאיש לא יודע עליו לא שווה כלום.

נלמד במלואו: מדריך 1, פרקים 02 ו-05; ומדריך 2, פרק 03.

חומר עזר לשמירה ליד המחשב

התרגילים נגמרים אחרי פעם או פעמיים. שני הדברים הבאים הם ההפך: הם מלווים את המשרד כל החודש הראשון, ולכן שווה להדפיס את הדף ולתלות אותו מול העיניים.

טבלת ההחלטה · מה לשתף ובאיזו הרשאה

זו התשובה לשאלה שחוזרת יותר מכל שאלה אחרת במשרד.

מוסבר במלואו: מדריך 1, פרקים 02 עד 04.

חמש הטעויות שמשרדים עושים

כל אחת מהן נראתה הגיונית למי שעשה אותה.

1 פתחו את כל הפרויקטים לכלל הארגון כדי שיהיה נוח. במקום פרטי כברירת מחדל, ופתיחה רק של מאגרי ידע בלי מידע לקוח. מדריך 1, פרק 02.

2 חמישה אנשים העלו את אותו סקיל בחמש גרסאות. במקום גרסה אחת שעוברת דרך שומר הסף. מדריך 2, פרק 02.

3 ציפו שההקשר יעבור בין שיחות בפרויקט. בלי להוסיף את המידע למאגר הידע. מדריך 1, פרק 05.

4 חילקו תפקיד Owner לחצי מהמשרד ליתר ביטחון. במקום מיפוי מסודר, ולא יותר משניים. מדריך 2, פרק 01.

5 קנו מושבי Premium לכולם מראש. במקום להתחיל ב-Standard ולשדרג לפי נתונים. מדריך 2, פרק 06.